De elektronische factuur staat sedert 1 januari 2013 op gelijke voet met de papieren factuur. In het kader van een aantal aanpassingen aan de BTW-richtlijn, heeft de Europese Unie enige tijd geleden nieuwe en soepelere regels voor elektronisch factureren ingevoerd die voor de doorbraak van de elektronische factuur moeten zorgen. Deze Richtlijn 2010/45/EU werd eind 2012 in Belgische wetten omgezet. Hierbij werden een aantal verduidelijkingen en versoepelingen doorgevoerd aangaande elektronische facturatie. Wat betekent dit precies voor u en voor het gebruik van het KashExpert facturatie en boekhoudprogramma?

Versoepelde voorwaarden voor elektronische facturatie

Het belangrijkste gevolg van de wet is dat papieren en digitale facturen voortaan volledig gelijk behandeld mogen worden. Elektronische facturatie wordt met andere woorden verplicht technologie onafhankelijk aangezien papier dit ook is. Volgende voorwaarden moeten echter voldaan zijn:
  • Net zoals nu reeds het geval is zal vanaf 1 januari 2013 een elektronische factuur rechtsgeldig zijn als de ontvanger aanvaardt dat zijn factuur hem elektronisch wordt toegestuurd. Die aanvaarding hoeft door de nieuwe wet echter niet meer uitdrukkelijk gegeven te worden. Ze kan met andere woorden impliciet zijn, bijvoorbeeld als de klant de betaling doet zonder te protesteren.
  • De nieuwe wet eist nog altijd dat de uitgever en ontvanger van elektronische facturen de “authenticiteit, integriteit, herkomst en inhoud van hun factuur moeten kunnen garanderen”. Om aan deze voorwaarde te voldoen legt de wetgever echter geen enkele techniek of formaat meer op. Een eenvoudig pdf document, ook zonder elektronische handtekening, kan hierdoor vanaf nu zonder probleem als een geldige elektronische factuur beschouwd worden. De enige vereiste is dat het onmogelijk gemaakt wordt om de inhoud en herkomst van een factuur te manipuleren na de uitgifte ervan. En dit is bij KashExpert het geval!

Archivering van facturen

Er zijn ook enkele wijzigingen in verband met archivering van facturen. Elektronische facturen moeten elektronisch gearchiveerd worden. Ook papieren facturen zullen vanaf nu elektronisch gearchiveerd kunnen worden. Terwijl papieren archivering in België moet gebeuren, kan elektronische archivering buiten België, onder voorwaarde dat ervoor gezorgd wordt dat de facturen in kwestie vanuit België elektronisch toegankelijk zijn. Het is dus niet langer nodig om elektronische facturen ook nog eens afzonderlijk in papieren vorm te archiveren. Tevens wordt de bewaringstermijn voor facturen van 10 naar 7 jaar gebracht.

Uit bovenstaande blijkt dus dat elektronisch factureren wel degelijk eenvoudiger wordt. Een aantal regels waren eerder al versoepeld, maar worden vanaf nu definitief verduidelijkt en vastgelegd. Voor zover dit nog niet het geval was, kan u dus vanaf nu met KashExpert uw facturatie volledig elektronisch doen. Om e-facturatie aan te moedigen lanceerde de federale overheid trouwens de website www.efactuur.belgium.be. U vindt er alle nuttige info over het gebruik van de elektronische factuur voor zowel ondernemingen als consumenten.