KashExpert » Facturatieprogramma en boekhoudprogramma, facturatie, boekhoudsoftware voor boekhouding

Versie 2011.2: BTW is aanpasbaar en regionale instellingen mogelijk

admin — Sat, 17 Dec 2011 18:28:03 +0000

BTW is aanpasbaar in facturen, offertes en creditnota’s

Btw bedragen kunnen nu aangepast worden. KashExpert vult voor u automatisch het BTW bedrag in naargelang de gebruikte BTW code, maar nu kan u dit zelf nog aanpassen. Dit is voornamelijk nodig om afrondingsverschillen weg te werken bij het ingeven van aankoopfacturen.

Regionale instellingen

U kan nu zelf bepalen hoe getallen en prijzen afgeprint worden via menu “Basis” -> “Dossier Instellingen”. U kan bepalen welk decimaal symbool u wenst te gebruiken, welk munt symbool en waar u het munt symbool wilt plaatsen (voor of achter prijs). Het decimaal symbool veranderen naar “.” kan ook handig zijn bij invoer als u enkel het numpad toetsenbord wilt gebruiken bij invoer van prijzen of getallen.

Layout verbeteringen

Er wordt nu wat ruimte gelaten tussen tekst en randen bij het printen van documenten (facturen, herinneringen, offertes, …). Hierdoor komt de tekst of prijs niet meer over de randen van tabellen of kaders heen. Uw afgeprinte documenten kunnen er dus lichtjes anders uitzien.

Versie 2011.1: Artikelgroepen en artikelen blokkeren

admin — Fri, 05 Aug 2011 21:02:26 +0000

Artikelgroepen

Het is nu mogelijk om uw artikelen onder te verdelen in artikelgroepen indien u dat wenst. Zo kan u bijvoorbeeld makkelijk kortingen geven op een ganse artikelgroep. In de rapporten “Verkopen per artikel” en “Aankopen per artikel” kan u nu ook resultaten verkrijgen per artikelgroep.

Artikelen blokkeren

Artikelen kunnen geblokkeerd worden. Als u een artikel blokkeert dan kunnen geen facturen meer aangemaakt worden met dat artikel. Handig als een artikel niet meer beschikbaar is en u wilt vermijden dat het nog per ongeluk verkocht wordt.

Meerdere facturen selecteren bij het ingeven van betalingen

Bij het ingeven van betalingen kan u nu meerdere facturen ineens selecteren via bijvoorbeeld de knop “Afpunten verkoopfacturen”. Dit doet u door de Ctrl toets ingedrukt te houden terwijl u de facturen selecteert.

Kopiëren van factuur layouts

Het is nu mogelijk om een factuurlayout te kopiëren naar bijvoorbeeld offerte layouts of creditnota layouts. Zo hoeft u niet telkens opnieuw een layout aan te maken.

Layout velden

Enkele layout veld types zijn van naam veranderd. Als u in uw layouts constructies gebruikt met “” en “” om variabele velden tussen vaste tekst te plaatsen, dan kan u best uw factuur en creditnota layout eens herbekijken/testen (enkel de types “Ref. klant”, “Klant ref.”, “Adres klant”, “Adres klant (met land)”, “Adres klant (zonder naam)”, “Naam klant”, “Contactpersoon klant”, “Land klant” zijn veranderd). De nieuwe namen vindt u als volgt: klik in de layout een willekeurig paneel aan en kijk dan in het vak rechts onderaan waar u in de drop down lijst van het veld “Type” alle huidig beschikbare namen vindt.

Versie 2010.4: Nieuwe velden voor factuurlayouts en voorkeur BTW voor klanten

admin — Sun, 26 Dec 2010 20:21:57 +0000

Nieuwe layout velden (voor facturen, creditnota’s, offertes, herinneringen)

Volgende paneeltypes werden toegevoegd aan de layout voor verkoopfacturen en creditnota’s en kunnen dus vanaf nu afgeprint worden: Adres zonder naam, Te betalen, BTW code beschrijving (per artikel), BTW percentage (per artikel) en artikel eenheidsprijs incl. BTW. Tevens werden paneeltypes Voorschot en Te betalen toegevoegd aan het prijspaneel zodat ze mooi samen met de andere prijzen kunnen afgeprint worden.

Voorkeur BTW code voor klanten of leveranciers

Het is nu mogelijk om een voorkeur BTW code te koppelen aan een klant of leverancier. Bij het toevoegen van artikelen aan een factuur voor een klant of leverancier die een voorkeur BTW code heeft, zal dan automatisch deze BTW code ingevuld worden. Deze kan dan uiteraard nog altijd manueel gewijzigd worden.

Alignatie van layout velden

Bij het afprinten werden panelen van het type “Vaste tekst” steeds links gealigneerd, zelfs als ze centraal of rechts gemarkeerd stonden. Dit is nu opgelost.

Hulp bij de jaarafsluiting van uw boekhouding

admin — Sun, 19 Dec 2010 23:18:53 +0000

Deze tutorial is een leidraad voor het afsluiten van uw huidig boekjaar met KashExpert Boekhouding.

Boekhoudkundige handelingen vooraf

Vooraleer u met de eigenlijke jaarafsluiting begint, dient u volgende handelingen en controles uit te voeren in uw boekhouding:

Maak de nodige correctie- en eindejaarsboekingen aan via menu Verrichtingen -> Diverse verrichtingen. U kan hierbij best gebruik maken van de speciaal hiervoor voorziene boekperiode 99. Welke boekingen precies gedaan moeten worden hangt af van bedrijf tot bedrijf. Mogelijke eindejaarsboekingen kunnen zijn: afschrijvingen, waardeverminderingen, overboeking resultaat (zie afbeelding), voorraadwijzigingen (zie afbeelding), …
Valideer alle verrichtingen van het af te sluiten boekjaar via menu Verwerking -> Valideren.
Druk de nodige documenten en rapporten af: BTW aangiftes, BTW listing, balansen, grootboeken, proef- & saldibalansen, …
Neem een backup! Het nemen van een backup is belangrijk aangezien het wettelijk verplicht is uw boekhouding gedurende enkele jaren bij te houden. Bij de jaarafsluiting zal KashExpert trouwens alle documenten van het boekjaar voorafgaand aan het af te sluiten boekjaar verwijderen. De documenten van het af te sluiten boekjaar zelf blijven tot de volgende jaarafsluiting behouden en kunt u dus blijven raadplegen.
Maak een nieuw boekjaar aan als dit nodig mocht zijn via menu Basis -> Boekjaar.

Overboeking resultaat bij winst

Overboeking resultaat bij verlies

Voorraadwijziging handelsgoederen

Afsluiting van het boekjaar

Als u bovenstaande stappen doorlopen hebt, kan u beginnen met de afsluiting zelf via menu Verwerking -> Jaarafsluiting. U krijgt dan een scherm te zien (zie afbeelding onderaan) waarin u de verschillende stappen kan volgen die KashExpert neemt bij het afluiten van het huidige boekjaar. Bij elke stap die succesvol afgerond werd, verschijnt een “v” teken. Hieronder worden de verschillende stappen besproken:

Controle of alle verrichtingen van het af te sluiten boekjaar gevalideerd zijn.
Controle of de kost- en opbrengstenrekeningen gesaldeerd zijn. Indien dit niet het geval is, krijgt u volgende melding: “De kost- en opbrengstrekeningen zijn niet gesaldeerd. Het totale saldo van de kost- en opbrengstrekeningen moet op 0 gebracht worden door het resultaat van het af te sluiten boekjaar over te brengen op de balans. Het te salderen bedrag is xxx,xx” (een positief bedrag betekent winst, een negatief bedrag betekent verlies). Het resultaat van het af te sluiten boekjaar moet overgeboekt worden op een balansrekening. Via een diverse boeking kunt u dit saldo overboeken (zie afbeelding bovenaan).
Controle of debet en credit gelijk zijn voor de proef- en saldibalans.
Aanmaak openingsbalans voor het nieuwe boekjaar.
Verwijderen van verrichtingen uit dagboeken en grootboek. Enkel de verrichtingen uit het boekjaar voorafgaand aan het af te sluiten boekjaar zullen verwijderd worden. Hierdoor blijft het in het nieuwe boekjaar mogelijk verrichtingen te raadplegen uit het boekjaar dat afgesloten wordt. Op die manier blijft het ook mogelijk om betalingen van facturen uit een vorig boekjaar af te punten.

Scherm voor de jaarafsluiting

Versie 2010.3: Abonnementen (wederkerende facturen) en BTW uitsplitsing in layout

admin — Sun, 28 Nov 2010 17:42:43 +0000

Abonnementen (wederkerende facturen)

Abonnementen (wederkerende facturen) kunnen vanaf nu aangemaakt worden. Als u op regelmatige tijdstippen uw klant factureert, zal deze functionaliteit u goed van pas komen. U wordt er dan immers automatisch aan herinnerd wanneer en welke facturen dienen aangemaakt te worden. Ook kunnen deze facturen onmiddellijk afgeprint worden (zelfs allemaal tegelijk).

BTW bedragen uitgesplitst in layout

In de layout voor facturen, creditnota’s en offertes is het nu mogelijk om de BTW totaalbedragen af te printen per gebruikte BTW code. Zo kunnen bijvoorbeeld bij een factuur met artikels van 21% en 6% BTW de 21% en 6% BTW bedragen apart afgedrukt worden.

Alle herinneringen afprinten met 1 klik

Via het herinneringen scherm kunnen vanaf nu met een enkele klik alle herinneringen afgeprint of gemaild worden. Per klant wordt er dan een herinnering afgeprint of gemaild, wat dan uiteraard gebeurt in de taal van de klant (indien voor elke taal een layout voor herinneringen aanwezig is tenminste).

Herinneringen voor aankopen

Er is nu ook een herinneringen scherm voor aankopen.

Nooit meer iets vergeten

In vorige versies werd het herinneringen scherm getoond als er bij het opstarten van KashExpert herinneringen te versturen waren (indien zo ingesteld in Dossier Instellingen). Vanaf nu wordt er een scherm getoond met alle te nemen acties als die er zouden zijn (te versturen herinneringen, te maken abonnementsfacturen, vervallen abonnementen).

Dashboard

Via Dossier Instellingen kan u een dashboard instellen dat op de KashExpert achtergrond getoond kan worden. In dit dashboard kan u de voor uw onderneming belangrijkste rapporten laten zien: te versturen herinneringen, openstaande facturen, te maken facturen, vervallen abonnementen, …

Standaard folders

Via Dossier Instellingen kunnen standaard folders ingegeven worden die KashExpert zal voorstellen bij het bewaren van facturen, herinneringen, rapporten, … Zo moet u niet telkens op zoek naar de gepaste folder.

BTW Klantenlisting

Er wordt nu gekeken naar de landcode van het BTW nummer om te bepalen of een klant op de BTW klantenlisting komt. In vorige versies werd er gekeken naar de landcode van het adres. In de meeste gevallen is dit echter hetzelfde. Zonder adres in België kan er immers geen Belgisch BTW nummer aangevraagd worden.

Maak Intervat klantenlisting en intracommunautaire opgave xml file

admin — Thu, 22 Jul 2010 22:31:27 +0000

In deze tutorial wordt uitgelegd hoe je met KashExpert de Intervat xml file kan maken voor de klantenlisting en intracommunautaire opgave. Deze xml file kan je dan indienen via de Intervat website van het Ministerie van Financiën. Kijk ook op onze post Intervat BTW aangifte en listings met eID kaartlezer om te weten hoe dit precies in zijn werk gaat.

Maak Intervat BTW aangifte xml file

admin — Thu, 22 Jul 2010 22:26:49 +0000

In deze tutorial wordt uitgelegd hoe je met KashExpert de Intervat xml file kan maken voor de BTW aangifte. Deze xml file kan je dan indienen via de Intervat website van het Ministerie van Financiën. Kijk ook op onze post Intervat BTW aangifte en listings met eID kaartlezer om te weten hoe dit precies in zijn werk gaat.

Intervat BTW aangifte en listings met eID kaartlezer

admin — Thu, 22 Jul 2010 19:19:45 +0000

In deze video wordt uitgelegd hoe je via de Intervat website de BTW aangifte, klantenlisting en intracommunautaire opgave kan doen. Als je de aangifte doet via Intervat zijn er 2 authenticatie procedures, nl. via elektronische identiteitskaart of via certificaat. Hier wordt enkel ingegaan op het indienen via elektronische identiteitskaart, welke in principe de goedkoopste manier is.

Als je nog geen eID kaartlezer hebt geïnstalleerd, moet je dit eerst doen. Een goede handleiding hiervoor vind je op eID installatie voor Windows. Je moet eigenlijk gewoon de “quick install” knop klikken en de instructies volgen.

De aangifte zelf kan je doen via de Intervat website. Klik door naar de toepassing zelf en je komt dan terecht op het keuzescherm voor de authenticatie procedure. Onderstaande video toont de rest!

Klanten en leveranciers maken

admin — Wed, 14 Jul 2010 22:23:49 +0000

In deze video tutorial wordt getoond hoe u met KashExpert klanten kan maken. Op dezelfde manier kunnen leveranciers aangemaakt worden.

Versie 2010.2: Facturen met beschrijvende regels en extra gepersonaliseerde velden

admin — Wed, 14 Jul 2010 22:05:52 +0000

Factuur kan regels hebben met enkel een beschrijving.

In facturen, creditnota’s en offertes kunnen nu ook regels geplaatst worden met enkel een beschrijving zonder artikel. U kan hiermee eventueel commentaren of meer uitleg kwijt in de tabel van uw factuur, creditnota of offerte. Om dit te doen voegt u gewoon een regel toe en u vult enkel de beschrijving in en laat de andere velden ongemoeid.

Langere beschrijving mogelijk voor factuur regels.

Het is nu mogelijk om een lange beschrijving (onbeperkt aantal karakters) te geven per regel in facturen, creditnota’s en offertes. Bij het kiezen van een artikel zal vanaf nu dan ook de lange beschrijving uit het artikel bestand automatisch in de regel geplaatst worden. Als u nog geen lange beschrijvingen hebt ingegeven voor uw artikelbestanden, dan wordt tijdens de update voor u automatisch de korte beschrijving gekopieerd naar de lange beschrijving.

Modernere look voor hoofdscherm.

Enkele iconen voor facturen en creditnota’s zijn gewijzigd. Dit geeft het hoofdscherm een ietwat modernere look. Facturen worden voorgesteld door een blad met enkele lijnen, creditnota’s worden voorgesteld door hetzelfde blad met een rood kruis erover en offertes met een oranje vraagteken erover.

Extra gepersonaliseerde velden kunnen aangemaakt worden voor facturen, klanten, …

Er kunnen nu extra velden gedefinieerd worden voor facturen, creditnota’s, offertes, klanten, leveranciers en artikels. Dit kunnen tekstvelden, numerieke velden of datumvelden zijn. Deze extra velden kunnen aangemaakt worden via menu Basis -> Extra velden. Als u de layouts aanpast, kunnen deze velden mee afgeprint worden bij het afdrukken van facturen.

Extra dossier instellingen.

Het is nu mogelijk om standaard waarden in te geven voor betaaltermijn en landcode (voor adres en btw nummer), zodanig dat het aanmaken van facturen en klanten sneller kan gaan. Dit kan via menu Basis -> Dossier Instellingen -> “Voorkeuren” tab.

Creditnota’s kunnen nu aangemaakt worden op basis van een factuur.

Creditnota’s kunnen nu aangemaakt worden op basis van een factuur (via een nieuwe knop in de menubalk voor creditnota’s). Op dezelfde wijze kunnen facturen aangemaakt worden op basis van een offerte (via een nieuwe knop in de menubalk voor facturen, die de knop “Offerte -> Factuur” in het offerte scherm vervangt).

Koppeling met externe systemen mogelijk.

Er is een interface beschikbaar om basisbestanden en verrichtingen (facturen, creditnota’s, financiële verrichtingen, klanten, artikels, …) automatisch bij opstart van KashExpert te importeren. Dit kan handig zijn om KashExpert te linken aan andere systemen zoals bijvoorbeeld een webshop, een tijdsregistratie systeem, … Om deze functionaliteit te activeren kan u terecht onder menu Basis -> Dossier Installingen -> “automatische import” tab. Voor meer informatie over het formaat van de import bestanden kan u ons best eens contacteren.

BTW nummer in KashExpert Facturatie.

In KashExpert Facturatie kan nu het BTW nummer ingegeven worden voor klanten en leveranciers.